برای راه اندازی کسب و کار و انجام وظایف کاری به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارید. این ابزارها در قالب نرم افزار مدیریت پروژه به شما در فرآیند کسب و کار کمک می‌کنند. نرم افزارهای زیادی در این زمینه تولید شده‌اند. حالا باید بهترین ابزار ممکن برای کارتان را انتخاب کرده و وقت خودتان را صرف برنامه‌های نامناسب نکنید. اگر مشغول فریلنسینگ هستید و به صورت دورکاری فعالیت دارید نرم افزارهای مدیریت پروژه برای شما اهمیت بیشتری هم پیدا می کند. بنابراین در این مقاله فهرستی از 8 تا از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه را برای رسیدن به حداکثر بهره وری در کسب و کار را به شما معرفی می‌کند.
مدیریت پروژه چیست؟
با توسعه کسب‌وکارها در سال‌های گذشته، مدیریت پروژه در سازمان‌ها بسیار اهمیت یافته است. به طوری که هر کسب‌وکاری باید افراد متخصص، مسئولیت‌پذیر و آگاه به فرایند مدیریت پروژه را برای کسب مزایای رقابتی در سازمان خود داشته باشد. تاثیر وجود یک فرد متخصص و مسلط بر مدیریت پروژه‌های سازمان، غیر قابل انکار است و نباید نادیده گرفته شود.
مدیریت پروژه شامل قوانین و اصولی است که چگونگی شروع پروژه، نحوه‌ی اجرا، قوانین و برنامه‌ریزی‌های لازم برای اجرای آن را مشخص کند. قطعا هر پروژه‌ای اهداف مشخصی دارد که مدیر پروژه با آگاهی کامل از ویژگی‌های پروژه و ظرفیت و توان تیم برای پیشبرد آنها، برنامه‌ریزی کند.
چرا به کارگیری ابزارهای مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
در هر کسب و کاری، داشتن ابزارهای مدیریت پروژه، اهمیت حیاتی دارد. واگذاری وظایف شغلی، کفایت نمی‌کند. کل تیم باید نیازهای اجرایی، زمان تأمین این نیازها و نحوه انجام کار را بشناسند. همچنین افراد باید در جریان پیشرفت پروژه و راهبردهای کلی مورد نیاز قرار بگیرند. یکی از عواملی که به روند کسب و کارتان شکل می‌دهد، نرم افزارهای مدیریت پروژه است.
با این ابزارها به طور کارآمدتری تیم خودتان را مدیریت می‌کنید؛ چون همواره از رویدادهای اطرافتان اطلاع دارید. از همه مهم‌تر این که، کارآمدی تیم شما هم افزایش می‌یابد. هر چقدر اعضای تیم، آگاهی بیشتری در مورد پروژه‌ها و وظایفشان پیدا کنند، بهتر به اجرای آنها می‌پردازند. تنها باید عملکرد نرم افزارهای مورد استفاده را به دقت مورد بررسی قرار دهید. روی هم رفته نرم افزارها و ابزارهای نامناسب به جای تقویت فعالیت تیمی، آن را کند می‌کنند. ما نرم افزارهای قید شده در این مقاله را مورد بررسی قرار داده‌ایم و طبق بررسی هایی که کردیم، نیازهای هر کسب و کاری را تأمین می‌کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه(Project management software) یکی از نرم افزار مدیریتی است و به مدیران پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.
ترلو (Trello)
نرم افزار مدیریت پروژه ترلو یکی از پرکاربردترین و فراگیرترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که به صورت کاملا رایگان در بستر وب و به صورت اپلیکیشن برای سیستم عامل‌های اندروید و آیفون وجود دارد.
استفاده از نرم افزار ترلو را می‌توان به استفاده از تخته وایت‌برد یا کاغذهای رنگی تشبیه کرد که افراد وظایف و برنامه‌هایشان را روی آنها می‌نویسند و در صورت انجام دادن، جلوی آنها تیک می‌زنند با این تفاوت که این سیستم سنتی، قابلیت‌های لازم برای ارسال وظایف به همه‌ی اعضای تیم را ندارد و موجب اتلاف وقت و هزینه می‌شود و عملکرد یکپارچه و منسجمی هم ندارد.
مدیران پروژه با استفاده از نرم افزار ترلو می‌توانند وظایف اعضای تیم خود را مشخص و میزان پیشرفت انجام هر کدام از وظایف توسط افراد را ارزیابی کنند.
کارها به دست اعضا را بسنجند. همچنین مدیران می‌توانند در صورت نیاز به صورت آفلاین وظایف را تغییر دهند.
آسانا (Asana)
نرم افزار مدیریت پروژه آسانا یکی از نرم افزارهای کاربردی است که می‌توان به صورت دقیق و جزئی برای مدیریت وظایف از آن استفاده کرد. افراد می‌توانند در آن گزارش لحظه‌ای داشته باشند، بدون نیاز به ایمیل فایل‌های مورد نظر خود را بارگذاری کنند و در مواقع دلخواه در آن به گفت‌وگو و تبادل اطلاعات بپردازند.
همچنین می‌توان از این نرم افزار به صورت تخصصی در BPMS بهره برد.
اینستاگانت (Instagantt)
اگر به دنبال نرم افزار آنلاین با قابلیت Gantt هستید؛ این ابزار مناسب است. این نرم افزار برای کار با Asana طراحی شده است و امکان برقراری ارتباط با برنامه‌های کاری مربوط به سایر منابع آنلاین را فراهم می‌کند. یعنی باید تمامی اطلاعات را یکباره وارد کرده و قادر به مشاهده عملکرد پلتفرم‌های مختلف خودتان هستید. می‌توانید بازه‌های زمانی و وظایف شغلی را وارد کرده و بار کاری تیم را مورد نظارت و مدیریت قرار دهید. تا زمانی که داخل این ابزار حضور دارید همه چیز از فرمت‌های کاری خودتان تا شرایط کاری اعضای تیم، برایتان قابل رویت است.
اگر از Asana استفاده نمی‌کنید؛ باز هم این نرم افزار فواید زیادی دارد. می‌توانید وظایف کاری را محول کرده و مورد نظارت قرار دهید؛ زمان تحویل هر کاری را مشخص نموده و پیشرفت کاری را ارزیابی کنید.
تیم گانت (TeamGantt)
با این نرم افزار، روال‌های کاری را مشخص نموده و به شیوه قابل درک برای همکاران ارائه می‌دهید. امکان مدیریت و نظارت بر روی پروژه‌ها با این ابزار فراهم است. پروژه های مختلف، مراحل و وظایف را مشخص نموده و روی iOS، اندروید، گوگل کروم و وب قابل استفاده است. پس شما در هر جا و با هر دستگاهی به این نرم افزار مدیریت پروژه دسترسی دارید. با این ابزار قادر به مشاهده جریان پروژه هستید.
می‌توانید اولویت بالا، اندک و متوسط را به وظایف کاری اختصاص دهید؛ نحوه فعالیت تیمی، تاریخ تحول و هر زمان بندی دیگری را لحاظ کنید. می‌توانید از سبک زمان بندی گانت برای نظارت بر هر کاری استفاده کنید. همه این موارد به طور رایگان در طول ۳۰ روز در اختیارتان قرار دارد. سپس باید هزینه را طبق تعداد افراد حاضر در تیم پرداخت کنید.
کلیک آپ (Click UP)
اگر به دنبال مدیریت کارآمد وظایف کاری از جمله وظایف مهم، پروژه‌های کامل، وظایف کوچک و یادداشت‌ها هستید؛ این برنامه را امتحان کنید. با این برنامه می‌توان همه چیز را سفارشی کرد؛ پس سیستمی کارآمد برای شما فراهم می‌شود. امکان برنامه ریزی خودکار با توجه به زمان‌های برآورد شده وجود دارد. همچنین امکان دستیابی افراد مشخص به این سیستم را تعیین می‌کنید. در این حالت هنگامی که اعضای تیم را وارد این سیستم می‌کنید آنها به طور خودکار به همه چیز دسترسی ندارند.
اهداف را در این برنامه مشخص کرده و شرایط نمایش داده‌ها را به دلخواه تغییر می‌دهید تا به بهترین نمایش ممکن برسید. همچنین شرایط پروژه‌ها و غیره را بررسی می‌کنید. این برنامه ارزان است چون به تعدد افراد حاضر در تیم، هزینه پرداخت می‌کنید. (ماهیانه به ازای هر نفر ۴/۹۹ دلار)
ورایک (Wrike)
با این نرم افزار امکان برقراری تعامل با اعضای تیم، فراهم است. همچنین دارای ابزارهای مدیریت اسناد و ویژگی‌های ارتباطی مختلف است. می‌توان نیازها را اولویت بندی کرد و از بهره وری کاری بیشتر کارکنان در فعالیت‌های کاری مهم‌تر اطمینان پیدا کرد. اگر قبلاً از Outlook، iCalendar یا google استفاده کرده‌اید؛ با این ابزار می‌توانید هماهنگی وظایف اجرایی یا مراحل کاری را حفظ کنید. در این سیستم هم امکان استفاده از نمودارهای گانت وجود دارد تا به بازه‌های زمانی مدنظر برسید. به راحتی از تغییرات و رویدادهای درون پروژه‌ها مطلع شده و می‌توانید اطلاعات را برای مشتریان ارسال کنید. قیمت گذاری نرم افزار هم بر حسب تعداد کاربران ثبت شده در طول یک سال است.
نرم‌افزار ام اس پروجکت نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه‌ها است و با تعریف هدفی که برای پروژه خود در این نرم‌افزار انجام داده‌اید تمامی مراحل ضروری برای رسیدن به هدف پروژه را مشخص می‌کند و همچنین از شما درخواست می‌کند که جزئیات کوچک برای انجام پروژه را در اختیار نرم‌افزار قرار دهید.
پس از این که تمام اطلاعات کلیدی را در این نرم‌افزار وارد کردید و زمان‌بندی نیز انجام شد، نرم‌افزار ام اس پروجکت به شما کمک می‌کند به طور گام به گام مراحل را در زمان درست و تعیین شده به انجام برسانید.
این نرم‌افزار مدیریتی بر تمامی روند کار و مراحل پروژه نظارت داشته و یک بازرس تمام عیار برای تکمیل کارهای باقی مانده است. نرم‌افزار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه MSP با وسواس زیاد و نظارت بر جزئیات می‌تواند تمامی جوانب پروژه را بسنجد، زمان‌بندی‌ها را تحت کنترل خود داشته باشد و هر یک از آنها را گوشزد کند.
بنابراین همان طور که می‌بینید این نرم‌افزار به عنوان یک دستیار کاملاً قابل اعتماد بوده و کارها را با سرعت و دقت بیشتری پیش می برد. البته این ضمانت تا زمانی وجود دارد که افراد اطلاعات درستی را وارد این نرم‌افزار مدیریت پروژه کنند و اطلاعات از صحت برخودار باشد.
ام اس پروجکت برای آن کسانی است که مسئول و مدیر پروژه‌های بسیار پیچیده و بزرگ هستند و تخصص، زمان و بودجه کافی را برای استفاده بیشتر از این ابزار جامع دارند.
قسمت گزارش دهی این نرم افزار بسیار قدرتمند است، در این نرم‌افزار هم گزارش‌های از پیش ساخته شده و هم قابل تنظیم وجود دارد که می‌تواند فایل گزارش را به سرعت برای مایکروسافت پاورپوینت ارسال نموده در جلسات و ارائه بسیار کمک کننده باشد.
نرم افزار ام اس پروجکت شبیه سایر برنامه‌های Microsoft Office است، و همین امر باعث سهولت در آموزش MSP شده است.
پس از یادگیری این نرم افزار قادر خواهید بود به راحتی از تمام امکانات MSP استفاده کنید و پروژه های خود را به صورت بهینه انجام دهید، پس در یادگیری این نرم افزار محبوب تردید نکنید؛ در این راه ساختمون 24 نیز همراه شماست.
نرم‌افزار مدیریت پروژه Basecamp
در این نرم‌افزار بسیاری از ویژگی‌ها و ابزار مختلف در اختیار مدیر قرار گرفته و همه آنها را در یک سیستم قرار می‌دهد. برنامه ریزی و تقویم، قابلیت چت کارکنان و ارسال پیام خصوصی، ذخیره فایل‌ها و موارد دیگر گنجانده شده است. رابط کاربری بدون پیچیدگی و ابزارهای جستجوی قدرتمند سبب می‌شود یافتن فایل موردنظر، تصویر یا پیامی را که به دنبال آن هستید را ساده کند و مجموعه گزارش دهی قوی به شما این امکان را می‌دهد تا به اندازه نیاز خود در برنامه‌ریزی و مدیریت امور عمیق بروید.
همچنین کار با مشتریان به سهولت انجام می‌شود، با ادغام ایمیل و توانایی به اشتراک گذاشتن وظایف و پیام‌های فردی با افراد خارج از سازمان می‌توان در ارتباط بود. اعلان‌ها را می‌توان با توجه به نیازهای شما سفارشی کرد، از جمله خاموش کردن آنها در خارج از ساعت اداری. هیچ برنامه رایگان وجود ندارد، اما طول دوره آزمایشی 30 روزه از بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر سخاوتمندانه‌تر است. نسخه‌های وب، دسکتاپ و تلفن همراه این نرم‌افزار در دسترس هستند.